Spesenrichtlinien prüfen, freigeben und erstatten – spesenwerk

spesenwerk steuert den gesamten Spesenprozess für Schweizer Unternehmen: Belege erfassen, Richtlinien automatisch prüfen, Freigaben dokumentieren, Erstattungen auslösen und für Revisionen nachvollziehbar ablegen. Grundlage sind SSK-konforme Spesenreglemente, MWST-Vorschriften, amtliche Kilometeransätze des EFD und mehrsprachige Belegdaten. Getestet auf Reisen zwischen Zürich HB, Bundesplatz Bern und Gare Cornavin, mit sauberem Zusammenspiel zu Buchhaltung und Lohn.

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Warum spesenwerk Spesen im Alltag beherrschbar macht

Spesenprozesse benötigen klare Regeln, schnelle Prüfungen und lückenlose Dokumentation. spesenwerk verbindet Richtlinienlogik, Teamfreigaben und Auszahlungskanäle in einem kontrollierten Ablauf.

Policy Engine für CH-Regeln

Richtlinien je Rolle, Standort und Projekt. Tagespauschalen, Bewirtung, Übernachtung, ÖV-Zuschüsse, Kilometersätze gemäss EFD. Grenzwerte pro Belegart, Nachweisanforderungen, automatische Ablehnungsgründe mit Verweis auf Reglement und Gesetzesstelle.

Belegerfassung mit Schweizer MWST

OCR liest QR- und Kassenbelege, erkennt MWST-Sätze (inkl. Reduktionen), Splits und Trinkgeld. Plausibilisierung von Datum, Währung und Mehrsprachigkeit (DE/FR/IT). Vorsteuerfähigkeit wird pro Position bewertet, inklusive Belegverknüpfung zum DMS.

Genehmigungen mit Vertretungen

Ein- oder mehrstufige Freigaben nach Kostenstelle und Betragshöhe. Stellvertretungen bei Ferien, Eskalation bei Fristablauf, Kommentarverlauf chronologisch signiert. Jede Entscheidung mit Zeitstempel und Quelle im Audit-Trail.

Reisekosten, Mobility und Per Diem

Kilometerabrechnung mit amtlichen Ansätzen, Halbtax/GA-Logik, SBB- und ZVV-Musterstrecken, Auslandsreisen mit Tagespauschalen nach Zielregion. Währungsumrechnung mit dokumentiertem Kursdatum, Spesenartenkatalog je Standort.

Auszahlung über Lohn oder Bank

Erstattungen via Lohnlauf oder separate Zahlung. Übergabe von Netto-Beträgen an Payroll-Systeme, Sammeldateien als pain.001 für Banken, Rückmeldungen aus camt.054 markieren erledigte Fälle und schliessen Offene Posten.

Berichte und Revision

Dashboards zu Budgettreue, Top-Kategorien, Ausreissern. Monats- und Jahresdossiers für interne und externe Prüfungen, Export als PDF/CSV. Revisionssichere Ablage nach GeBüV, Berechtigungskonzepte nach Rolle.

spesenwerk – gebaut aus Schweizer Spesenpraxis

Entstanden in Teams, die zwischen Paradeplatz und Monbijoustrasse monatlich abschliessen müssen. Wir kombinieren HR-, Finance- und Travel-Know-how zu einem belastbaren System: verständliche Regeln, konsequente Prüfungen, saubere Auszahlungen. Keine Spielereien, sondern robuste Routinen für Alltag und Abschluss.

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Spesen, die verstanden, geprüft und korrekt erstattet werden

Wir übersetzen Reglemente in klare Entscheidungen und stellen Erstattungen termingerecht bereit. Ziel ist Transparenz für Mitarbeitende, Führung und Revision – ohne Umwege.

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HR, Finance und Travel-Operations in einem Takt

Spezialistinnen und Spezialisten aus Spesenprüfung, Payroll-Integration und Reiserichtlinien. Erfahrung mit SSK-Regeln, EFD-Ansätzen, MWST, mehrsprachigen Belegen und internationalen Reiserastern. Divers besetzt, belastbar in Peaks rund um Quartals- und Jahresende.

Wie spesenwerk Wert erzeugt

Value proposition Ein durchgängiger Spesenprozess, der Richtlinien automatisch anwendet, Freigaben dokumentiert und Erstattungen zuverlässig auslöst. Weniger Klärfälle, klarere Budgets, prüffähige Dossiers.

Target audience Schweizer KMU, Organisationen mit Filialnetz, Dienstleister mit Reisetätigkeit, Non-Profit und Bildungsträger mit geschützten Budgets, mehrsprachige Teams in DE/FR/IT.

Distribution/delivery channels Cloud-Service mit Betrieb im Schweizer Rechenzentrum, optionaler On-Prem-Connector. Rollout remote, Workshops vor Ort in Zürich, Basel, Bern und Lausanne.

Revenue streams Monatliche Lizenz pro aktiver Nutzerin/Nutzer, einmalige Einrichtung für Reglemente, Schnittstellen und Schulungen, optionale Stichtagsunterstützung.

Key partners/resources Integrationen zu Abacus/Bexio/Sage, Zusammenarbeit mit Treuhand Suisse-Mitgliedern, geprüfte Verschlüsselung, Druck- und Versandpartner für Belegarchivierung, Swissdec-Bezüge für Payroll-Anbindung.

Cost structure Produktentwicklung für OCR/Policy-Module, Betrieb und Support, Sicherheits- und Schlüsselverwaltung, Pflege von MWST-/Pauschaltabellen, Schulungs- und Dokumentationsaufwand.

Preise in CHF, klar strukturiert

CHF 4.90 pro Monat

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  • Belegerfassung, Policy-Prüfungen Basis, einstufige Freigaben, Export PDF/CSV, E-Mail-Support.

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CHF 8.90 pro Monat

Pro

  • Mehrstufige Freigaben, MWST-Bewertung pro Position, pain.001-Export, camt-Rückmeldungen, API zu Abacus/Bexio/Sage, Quartalsreview.

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auf Anfrage

Enterprise

  • Individuelle Reglemente, On-Prem-Connector, dedizierte Integrationen, erweiterte Berichte, priorisierte Stichtagsunterstützung.

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Spesenrichtlinien & Erstattungen CH | spesenwerk

Spesen prüfen, freigeben und erstatten. SSK-konforme Regeln, MWST-Bewertung, Payroll- oder Bankauszahlung, revisionssichere Dossiers in der Schweiz.

kontakt@spesenwerk.com
+41443400430
Badenerstrasse 731, 8048 Zürich, Schweiz
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